Emailtips voor snel en efficient email verkeer.

emailtips
over de email etiquette

Voor alle communicatie middelen op internet bestaan richtlijnen,
de zogenaamd internet etiquette (of netiquette). Voor email bestaat zelfs een emailetiquette.
Email is voor slimme prive en zakelijke communicatie sinds 2000 niet meer weg te denken.
Email berichten bestaan al tientallen jaren en deze emailtips helpen voor slim en efficient mailen.

email is geen wonder communicatie middel !
zie befs (bellen email faxen of sms of social media) of

bellen of mailen .nl

De richtlijnen op deze site gelden voor email,
zoals beschreven op deze website: www.emailtips.nl en www.emailetiquette.nl.

Hierbij is zo veel mogelijk gebruik gemaakt van zowel de Nederlandse als de Engelse termen,
omdat sommige mensen met een Engelstalige windows of Linux werken.

  1. Houdt emailberichten kort

    Email is niet bedoeld voor lange verhalen.
    Probeer een bericht maximaal 20 of 30 regels te houden.

    Is het bericht langer, stuur dan een bijlage.
    Vaak wordt de normgrootte van 35 KB aangehouden voor een emailbericht (inclusief bijlages).

  2. Geef een duidelijk onderwerp / subject

    Stuur een email altijd met een correct en duidelijk onderwerp of subject. Zonder een onderwerp of subject bestaat de kans dat uw email niet wordt gelezen of zelf wordt verwijderd door virusscanners of spam verwijder programma's.

    Als u een nieuwe onderwerp in een email wilt behandelen, beantwoort (reply) dan ook geen oud bericht ZONDER het onderwerp of subject te veranderen.
    De ontvanger zal namelijk denken dat het gaat over het oude onderwerp of subject.
    Een interessant onderwerp zorgt voor herkenning en een grotere kans dat een email geopend en gelezen wordt.
    Als U een storing wilt doorgeven: subject: storing aan: ...... bij ...... of urgent of spoed in een email onderwerp.

  3. Email is origineel niet bedoeld voor opgemaakte tekst

    maar voor platte (dos of ascii of onbewerkte) tekst.

    RTF (Rich Text Format) of HTML mail zoals dit tegenwoordig standaard staat ingesteld in Microsoft producten zoals: MS Outlook of MS Outlook Express is dus niet standaard email en kan niet door elk email programma worden gelezen.
    Helaas weten veel mensen dit niet, maar bijv. telnet of oude versie's van eudora vertalen/interpreteren de RTF of HTML codes niet en tonen ze als gewone (dos of ascii) tekst.
    Dan krijg je een email die er als volgt uitziet.

    <!DOCTYPE html PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.01 Transitional//EN">
    <html> <head> <meta http-equiv="Content-Type" content="text/html;charset=ISO-8859-15">
    </head> <body>
    <table style="border-top: 1px solid rgb(0, 0, 0); border-left: 1px solid rgb(0, 0, 0); border-right: 1px solid rgb(0, 0, 0); font-family: Tahoma;" align="center" border="0" cellpadding="0" cellspacing="0" width="602">
    <tbody> <tr> <td colspan="3">
    hier begint de echte tekst, kunt u het lezen tussen alle opmaak html ?

    Zet daarom RTF of HTML mail uit.
    Dit kan op de volgende manieren:

    • in de instellingen voor alle berichten (tools/options/send/ mail sending format: html of plain text)
    • in het adresboek voor bepaalde mensen (links onderaan het eerst tabblad: send E-mail using plain text only).
    • per bericht, middels format (rich text/html of plain text = onbewerkte tekst)

    Bovendien bespaart u de ontvanger een hoop harddisk ruimte, omdat HTML berichten meestal 3 tot 5 keer groter zijn dan onopgemaakte email.
    En een zeer belangrijke reden: HTML mail kan virussen of javascript bevatten !

    Alternatief voor bijv. een verslag of opgemaakt document:
    Stuur dit als bijlage in bijv. MS Word (.doc) bestand.

  4. Stuur geen grote bijlages / attachments

    Houdt bijlages / attachments beperkt qua aantal en grootte, richtlijn is maximaal enkele honderden KB (kilobytes).
    Het is niet leuk als de ontvanger een langzame internet (modem) verbinding heeft en u stuurt hem/haar een bijlage van meer dan 1 MB (is al ongewenst, groter is taboe).

    • Grotere bestanden kunt u altijd inpakken middels winzip om zo de bestandsgrote te verkleinen.
    • Anders een groot bestand op een web of FTP server plaatsen en alleen de URL (internet adres) doorgeven.
    • Een bestand in delen versturen.
    • Als het niet anders kan dan wel vooraf een melding maken.
    • Let extra goed op de adressering, want als u een typefout maakt, krijgt u de bijlage weer terug in de gebouncte email !
    • meesturen printscreens.

    Email is niet bedoeld als transport medium voor (grote) bestanden, daarvoor is File Transfer Protocol (FTP) bedoeld.
    Kleine tekst documenten kunnen beter direct in het email bericht zelf geplaatst worden dan in een bijlage.
    Dit voorkomt het apart moeten openen van een tekstverwerker (zoals Word) en scheelt dus niet alleen tijd, maar ook de grootte van zo'n email is kleiner dan een aparte bijlage.

  5. Afzendernaam = eigen naam

    Sommige mensen vinden een fantasie naam als afzendernaam leuk,
    dan ziet de geadresseerde echter een naam bij From: staan die hij niet kent.
    Meestal gooi je zulke emails met vreemde/rare afzendernamen direct weg, want de kans dat dit spam of rotzooi is, is groot.
    Vooral sinds de komst van MSN zie je dit steeds vaker, dat mensen fantasie namen verzinnen als naam.
    Dit heeft als gevolg dat andere mensen je niet eens meer herkennen !
    Ook gevoelens zijn populair om op te nemen in je naam, maar om herkenbaar te zijn heb je een naam gekregen, gebruik die en niets anders !

  6. Signature of handtekening

    Houdt deze zo kort mogelijk en neem zeker geen leuke plaatjes, icons of emoticons op.
    Dat kost alleen maar extra ruimte en vertraagt al het email verkeer.
    Een disclaimer kan en mag, maar maak hem niet langer dan enkele regels.

  7. Gebruik niet te veel To: / Aan en CC: / (Carbon Copy)

    Bedenk goed aan wie je een email adresseert en zet geen onnodige mensen in het to/aan veld.
    Beperk zeker het gebruik van het CC (Carbon Copy) veld, waardoor alleen mensen die het bericht echt dienen te lezen die email ontvangen.

  8. Gebruik BCC: (Blind Carbon Copy)

    Als u een bericht stuurt naar veel mensen gebruik dan het BCC adres veld i.p.v. het aan/to of CC (Carbon Copy) veld om de emailadressen in te plaatsen.
    Zo voorkomt u dat alle geadresseerden van elkaar de emailadressen zien.
    In outlook staat het BCC veld standaard verborgen en is aan te zetten middels: view / all headers tijdens het maken van een nieuw bericht.

  9. Verwijder oude/irrelevante tekst en bijlages

    Verwijder bij het beantwoorden van email zoveel mogelijk oude/irrelevante tekst en bijlages.
    Zo blijven emailberichten niet groeien doordat alle oude tekst en bijlages er nog steeds in staan.
    Als er bijvoorbeeld 3 vragen stonden en de antwoorden op vraag 1 en 3 zijn al afgehandeld, laat dan alleen vraag 2 staan en wis vraag en antwoord op vraag 1 en 3.
    Zo worden emailberichten duidelijker en korter.

    Een andere taktiek is alle tekst laten staan en emails met de oudere, dus al opgenomen, tekst verwijderen en alleen de laatste van de mailwisseling bewaren.

  10. Beperk het gebruik van de ontvangstbevestiging

    Een ontvangstbevestiging of return receipt is handig om te kijken of een email is ontvangen, maar eigenlijk overbodig omdat email in 99,99% van de gevallen gewoon aankomt. Anders krijgt de verzender een foutmelding terug. Dit gebeurd meestal binnen enkele minuten, maar kan ook 2, 3 of maximaal 5 dagen duren. Gebruik ontvangstbevestiging of return receipt alleen bij zeer belangrijke emailberichten.

  11. Mailbox opruimen

    Schoon regelmatig je mailbox door oude berichten te verwijderen, in mappen op te slaan,
    maar vooral (grote) bijlages uit je mailbox te verwijderen of ze apart op te slaan.
    Binnen outlook worden deze namelijk binnen je emailbox opgeslagen.
    Programma's zoals eudora slaan bijlages uitzichzelf al apart op in een map op je harde schijf.

  12. Mailbox backuppen

    Een veiligheidskopie of backup van je mailbox is eigenlijk een must voor iedereen.
    Stel dat je harddisk crasht en je bent alles kwijt, maar vooral je belangrijke emails en adressen bestand zijn niet zo maar te achterhalen.
    Kijk goed hoe jouw emailprogramma deze gegevens opslaat (bijv. *.mbx of *.pst bestanden) hoe je deze bestanden kunt backuppen.

  13. Alternatieven voor email

    Email wordt steeds meer vervangen door chat via IM zoals messenger, skype, whatsapp, telegram, hangouts.
    Maar ook bellen of langsgaan bij mensen is een goed en werkzaam alternatief voor email.

  14. Wat kun je beter niet doen met email

    Een discussie of ruzie uitvechten of bespreken met email zal meestal verder verslechteren of zelfs escaleren.
    Omdat email vaak kan leiden tot mis communicatie of verkeerd begrijpen is het beter om een flink misverstand of verschil van mening verkeerd begrepen kan worden, is het verstandiger om geen email te gebruiken om dit probleem op te lossen, maar ga met zo'n persoon praten, bellen of afspreken.


Gebruik deze punten verstandig en u zult merken dat email sneller, efficienter maar vooral leesbaarder voor iedereen wordt. Door vele systeembeheerders bij bedrijven is er een maximum gesteld aan de grootte van uw mailbox, bijv. 100 MB.
Door gebruik te maken van bovenstaande tips kunt u veel meer berichten opslaan.


Niet alleen maar mailen !!
We werken aan een cultuur waarin we elkaar niet e-mailen, maar elkaar opzoeken.
We willen toe naar een bedrijf waar iedereen elkaar kent en blindelings weet te vinden.

Mensen moeten voelen en weten dat zij zelf het verschil kunnen maken. Het moet worden alsof je in je eigen bedrijf werkt.

Conflicten en discussie kun je niet oplossen of uitpraten met email. Dit kan leiden tot nog meer frustratie en boosheid en onbegrip.

Email is geen wondermiddel en met deze emailtips kunt u veel oplossen:
Een verschil van mening of discussie kun je eenmaal via email verduidelijken.
Daarna is onderling overleg (via telefoon, in het echt) veel beter, dan maar heen en weer te blijven emailen.


Bekijk ook eens deze sites:

zoekmachinetips om beter / hoger in zoekmachines te komen.

HTML tips voor een betere, snellere en efficiente website.

Wat is efficienter: bellen of mailen

geloof niets op internet controleer de bron.

kladblok voor online tekst blok.

bestel-online proefabbonnement op een

krant.

proefabonnement tijdschrift of interessant magazine

Afkortingen zoeken.

Doehetzelf bouwmarkten kopen

in een winkel.



Einde aan het e-mailtijdperk?
Gaat Whatsapp email vervangen ?


Advertentie:     een mooi herkenbaar emailadres gebaseerd op uw eigen achternaam

Nu een mooi en duidelijk emailadres aanvragen: een mooi herkenbaar emailadres gebaseerd op uw eigen achternaam, bijv. Andre@vanDuin.com.
Vul bij de aanvraag in het veld Boodschap in: GRATIS FORWARD via emailtips.nl en betaal de eerste 2 maanden helemaal NIETS !
Let op: de gekozen achternaam moet wel uw echte eigen achternaam zijn.


Emailtips.nl is een site van Profias
Hosted bij Profhost

Emailtips voor snel en goed email gebruik.

Ken je dit gedrag:
negeren is makkelijk, gewoon net doen of email niet is aangekomen.
en jij maar wachten op reactie of antwoord dat nooit komt....

Als je iets echt en snel nodig hebt, dan werkt email niet !!
zoals jij denkt, reageren niet alle mensen even snel terug.
of ze zijn ziek of op vakantie zonder afwezigheids assistent of out of office melding aan.

volle mailboxen zorgen voor steeds slechter gelezen email berichten.

Zorg dat jouw email berichten wel opvallen !
Richtlijn voor de afzender van email berichten zorgt voor snelle lezing. Zo schrijf je een goed en duidelijk email bericht. dankzij deze emailtips.

De emailetiquette is een richtlijn voor efficient en goed email gebruik.
Met de etiquette kun je als afzender er voor zorgen dat emailberichten (evt. met bijlage) goed worden ontvangen, en daardoor worden jouw emailberichten beter gelezen !

Hoe zorg je ervoor dat email berichten snel worden gelezen ?
Hou ze kort krachtig en zakelijk met een goed onderwerp !
Kort en bondig is het toverwoord van de 20e en 21e eeuw; ook voor email.
Wil je dat jouw email wel opvalt en gelezen wordt ?
Schrijf een korte heldere en duidelijke email.

Wanneer is een email goed; een email is duidelijk als hij kort, helder en bondig is.
Voor email is een etiquette afgesproken: diverse richtlijnen waar een email aan hoort te voldoen.

Meer email tips in het Engels: Top 50 Most Popular Email Tips, Tricks and Secrets

10 Top Tips for Using Email

Tips for Writing Professional Email


Zo werkt het niet, allemaal emailfouten:
10 Email Tips for Prospecting SEOs

Snelle lezing van uw belangrijk email kunt U zelf bespoedigen middels deze email tips.
Korte, efficiente emails worden vaker gelezen dan hele lange emails. Met deze emailtips zorgt U voor snel leesbare emails. Dit bespaart geld.
Houd je aan deze email richtlijn voor afzender email tips.
Hoe schrijf je een helder email bericht: houd het bericht kort en maximaal 1 A4 (30 x 20 CM) pagina.

Email tips zijn handig voor snel en efficient email gebruik:
Email berichten met een goed gekozen en ingevuld onderwerp worden beter en vaker gelezen, dan emails zonder onderwerp ingevuld !!

Sinds 2010 is de Whatsapp app op je Smartphone erg populair en vervangt dit gedeeltelijk email berichten.
Sinds 2015 gebruiken jongeren steeds minder email, maar veel meer chat apps zoals whatsapp.

Hebben jongeren geen behoefte om gegevens zoals in email te bewaren ?